Este projeto é coordenado por Maria João Oliveira e Silva, investigadora do CITCEM, que é a responsável pela transcrição e edição paleográfica dos documentos.
Para cada documento foram introduzidos os seguintes elementos:
1) Imagens do documento: imagens em alta resolução do reto e verso do documento;
2) Data cronológica: inserindo, sempre que indicado, o ano, o mês e o dia em que o documento foi elaborado ou referindo os casos de dúvida de leitura ou ausência de algum dos elementos cronológicos;
3) Data tópica: sempre que presente e o mais detalhada possível;
4) Sumário: feito de forma sucinta, mas indicando os elementos essenciais à compreensão do conteúdo do documento;
5) Cota: uma vez que nem todos os documentos possuíam uma cota arquivística, no arquivo particular em que se encontram, foi decidido atribuir uma cota que tem como orientação a ordem cronológica dos documentos. No caso de serem integrados nesses arquivos particulares, em data posterior à presente publicação on-line, documentos cronologicamente mais antigos aos já publicados, a numeração seguirá de forma contínua não se procedendo a uma nova atribuição de cotas;
6) Cota atribuída no Arquivo Particular: quando aplicável, indica a cota que o documento possuiu no arquivo particular em que se encontra;
7) Dimensões: são apresentadas em milímetros as dimensões dos documentos;
8) Suporte de escrita: indica-se se o suporte é o pergaminho ou o papel;
9) Idioma: é apresentada a(s) língua(s) em que está redigido o documento;
10) Estado de conservação: define-se o estado de conservação do documento através de uma classificação de “muito bom”, “bom” e “mau” estado;
11) Tipo de letra: foi definido o tipo de letra em que foi redigido o documento;
12) Sinais de validação: são identificados os sinais que serviram para validar o documento, nomeadamente, os sinais notariais, as subscrições autógrafas e os selos dos outorgantes, sendo estes descritos de forma sumária;
13) Observações: este campo servirá para apresentar dados relevantes relacionados com o documento;
14) Documentos relacionados: existem vários documentos dentro da mesma coleção documental que estão relacionados entre si, servindo este campo para apresentar essa informação;
15) Transcrição e descrição do documento feita por: neste campo serão apresentados os nomes dos investigadores responsáveis pela transcrição e, caso se aplique, pela revisão da transcrição do documento;
16) Transcrição: na transcrição documental foram seguidas as normas internacionais de transcrição e publicação de documentos propostas pela Commission Internationale de Diplomatique e adaptas para a documentação portuguesa pelo Prof. Doutor P.e Avelino de Jesus da Costa no seu trabalho Normas Gerais de Transcrição e Publicação de Documentos e Textos Medievais e Modernos, 3ª edição (muito melhorada), Coimbra, Faculdade de Letras da Universidade de Coimbra / Instituto de Paleografia e Diplomática, 1993.
No entanto, contingências inerentes ao TAINACAN, software utilizado para a disponibilização das coleções documentais (https://tainacan.org/), obrigaram à readaptação dessas mesmas normas. Permitimo-nos, no entanto, destacar e chamar a atenção dos leitores para algumas das normas em particular:
- Desdobraram-se todas as abreviaturas.
- Atualizou-se o uso de maiúsculas e minúsculas.
- Nas palavras hua(s), algua(s), nenhua(s), nas suas diferentes grafias, optou-se por desdobrar o til (~) por m.
- Atualizou-se o uso da cedilha na letra c.
- Atualizaram-se as letras i, j, u e v segundo o seu valor atual.
- Foram mantidas as letras y e ii mesmo quando a etimologia o não justificaria.
- Na presença de duas vogais iguais num mesmo ditongo o til (~) foi colocado na primeira delas (ex: mãao).
- As consoantes duplas foram mantidas no meio e no final das palavras e no início foram reduzidas a uma. A mesma situação foi observada para as vogais, mantendo-se a duplicidade no início das palavras no caso de se tratar de uma vogal aberta.
- Foram separadas ou unidas as palavras que estavam indevidamente juntas ou divididas. As proclíticas e as palavras aglutinadas foram separadas por apóstrofo (ex: Fernand’ Eannes), exceto quando podem considerar-se um único vocábulo (ex: todollos).
- A numeração e/ou elementos cronológicos da data foram transcritos de acordo com a grafia do documento, sendo, por isso, respeitada a numeração romana, árabe ou as formas escritas por extenso.
- Os erros existentes em algumas palavras, e que poderiam dificultar a compreensão do texto ou causar dúvida, foram seguidos de “(sic)”.
- O ponteado “[…]” foi usado para o texto que não pôde ser reconstituído. Utilizaram-se caracteres redondos quando se reconstituiu texto desaparecido, assinalando-se o mesmo com “[ ]”, e sublinharam-se as palavras omitidas no próprio texto, “[_]”.
- As leituras duvidosas foram seguidas de “(?)”.
- As letras ou palavras entrelinhadas foram assinaladas com “< >”.
- Os textos foram pontuados, ainda que de forma reduzida, segundo o sistema atual.
- Assinalaram-se os elementos figurados existentes no documento, nomeadamente os sinais notariais, os selos e as assinaturas autógrafas indicando-se entre parêntesis redondos a sua natureza, por exemplo: “(Sinal notarial)”.